KSeF – sprawdź, czy musisz złożyć zawiadomienie ZAW-FA

Formularz ZAW-FA to zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest on niezbędny dla podmiotów, które nie są osobami fizycznymi i nie mają możliwości uwierzytelnić się w systemie elektronicznie (np. spółki bez pieczęci kwalifikowanej).

Kto powinien złożyć formularz
Przede wszystkim podatnicy niebędący osobami fizycznymi, którzy nie posiadają pieczęci elektronicznej. Formularz ZAW-FA powinny złożyć również te podmioty, które posiadają kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, ale nie zawiera ona numeru NIP.

Dlaczego to jest ważne
Złożenie ZAW-FA pozwala na:

- Wyznaczenie pierwszej osoby fizycznej uprawnionej do zarządzania uprawnieniami w systemie KSeF w imieniu firmy tzw. superadministratora.
- Uzyskanie pełnego dostępu do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych a także nadawania dalszych uprawnień.

Jak złożyć zawiadomienie
Formularz należy złożyć:

·         w formie elektronicznej za pośrednictwem e-Urzędu Skarbowego albo poprzez e-Doręczenia, lub

·         w formie papierowej do właściwego Naczelnika Urzędu Skarbowego.

Składanie formularza ZAW-FA przez e-Urząd Skarbowy

1. Wypełnienie formularza
- Pobierz formularz ZAW-FA w formacie PDF z oficjalnej strony podatki.gov.pl - Formularze.
- Wypełnij formularz, podając wszystkie wymagane informacje, takie jak dane identyfikacyjne oraz informacje dotyczące kwalifikowanego podpisu elektronicznego, jeśli jest to konieczne.
2. Podpisanie formularza
- Formularz ZAW-FA musi być podpisany elektronicznie (możesz użyć Profilu Zaufanego lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego, pamiętając, że w imieniu spółki zawiadomienie mogą podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym wyłącznie osoby uprawnione do jej reprezentacji w liczbie wymaganej dla danego podmiotu).
3. Złożenie formularza przez e-Urząd Skarbowy
- Zaloguj się do platformy e-Urząd Skarbowy.
- Utwórz Pismo Ogólne do Urzędu Skarbowego, dołączając podpisany dokument jako załącznik.
- Wyślij Pismo Ogólne z załącznikiem za pośrednictwem e-Urząd Skarbowy.
 

Uwaga: od 1 stycznia 2026 r. zawiadomienie ZAW-FA składane przez ePUAP 
do urzędów skarbowych nie będzie uznawane za skutecznie doręczone. 
Ma to związek ze zmianą w przepisach dotyczących składania pism w formie elektronicznej.

Nie czekaj na ostatnią chwilę – złóż zawiadomienie ZAW-FA wcześniej.

Więcej informacji znajdziesz na stronie Krajowy System e-Faktur (KSeF).